Размещение документации в номенклатуре дел подразделений

Папка 0*.01. Входящие документы.Содержание: все документы, которые по­ступают в данное подразделение.

Папка 0*.02. Исходящие документы.Содержание: копии всех документов, исходя­щих из данного подразделения. При малом количестве входящих и исходящих доку­ментов обе папки могут быть объединены под одной обложкой, но при всем этом нумера­ция документов и порядок Размещение документации в номенклатуре дел подразделений их расположения в папках остаются раздельными.

Папка 0*.03. Нормативные документы.Содержание: все НД, которыми руко­водствуется подразделение в собственной деятельности:

• законы Русской Федерации, положения и аннотации органов Гос­
надзора, муниципальные и отраслевые эталоны;

• Управление по качеству организации РК 00.00;

• документированные процедуры СМК Д 00.01, Д 00.02, Д 00.03, Д 00.04,
Д 00.05, Д 00.06;

• описания процессов собственного и смежных подразделений Размещение документации в номенклатуре дел подразделений, взаимодействие
с которыми обозначено в Положении о подразделении и описании
процесса.

Папка 0*.04. Технологические и рабочие аннотации.Содержание: технологи­ческие и рабочие аннотации для рабочего персонала, аннотации по обслужи-


Глава 5 Описание бизнес-процессов при внедрении системы менеджмента свойства 325

ванию оборудования, аннотации по работе с клиентами (по приему заказов), аннотации по выполнению Размещение документации в номенклатуре дел подразделений разных работ и т.д. Должны быть в наличии во всех подразделениях (если это целенаправлено). К примеру, «Инструкция о по­рядке оценки поставщика» может находиться в этой папке в номенклатуре дел Отдела закупок, а для маленькой организации — существовать в качестве при­ложения к описанию процесса закупок.

Папки Размещение документации в номенклатуре дел подразделений 0*.05. Положение о подразделении, 0*.06. Штатное расписание и 0*.07. Должностные аннотацииобъединяют под одной обложкой и содержат соот­ветственно:

• Положение о подразделении ПП 0*.00 по форме Приложения ** к про­
цессу «Подготовка и аттестация персонала» П 09.00;

• Штатное расписание подразделения по форме Ф 00.0*.0* Приложения **
к Д 00.01;

• Должностные аннотации всех ИТРподразделения по форме Приложе­
ния ** к Д 00.01 - Порядок управления документацией Размещение документации в номенклатуре дел подразделений;

• Планы обучения служащих подразделения на 200_ г. по форме Ф 00.0*.0*

Приложения ** к П 09.00 - процесс «Подготовка и аттестация персонала»;

• Протоколы заседания аттестационной комиссии по форме Ф 00.0*.0* При­
ложения ** к П 09.00 - процесс «Подготовка и аттестация персонала».

Папка 0*.08. Записи по качеству. Содержание: все документы, перечислен­
ные в разделах описания процесса как записи по Размещение документации в номенклатуре дел подразделений качеству, подтверждающие
выполнение установленных требований к продукции и СМК, не считая докумен­
тов, перечисленных в разделе 6.2 «Человеческие ресурсы» (эти документы нахо­
дятся в папках 0*.05, 0*.06, 0*.07 — кадровые документы). Количество папок
определяет обладатель процесса исходя из количества документов и их типов,
являющихся записями по качеству. Нумерация папок — 0*.08**, где * — номер
процесса, ** — номер папки, содержащей записи Размещение документации в номенклатуре дел подразделений по качеству. Сюда также отно­
сятся журнальчики, в каких делают записи по качеству, к примеру, «Журнал го­
товности оборудования на______ (установке)» и папки, в которые подшиваются

отдельные заполненные бланки. Журнальчик представляет собой папку № О*.О8**, потому ему присваивается нумерация отдельной папки.

Папка 0*.09. Непрерывное улучшение.Содержание:

• планы по качеству (мотивированные Размещение документации в номенклатуре дел подразделений характеристики процесса (организации) и планы
по достижению мотивированных характеристик на установленный период);

• справки о ходе процесса (п. 5.6.2);

• протоколы анализа результатов процесса (п. 5.6.3);

• планы мероприятий, подкорректирующих и предупреждающих действий;

• протоколы и мероприятия по денькам свойства.

Папка «Непрерывное улучшение» (заглавие условное) оформляется для нужд сертификации СМК. Для организации, которая не будет Размещение документации в номенклатуре дел подразделений внедрять и сертифици-


326 В.В. Репин, В.Г. Елиферов. Процессный подход к управлению

ровать СМК, полезно завести папку «Стратегическое планирование», где будут расположены планы на год. Содержание папки: планы и мотивированные характеристики орга­низации и подразделений, которые необходимо и можно достигнуть за год, и меропри­ятия, которые необходимо выполнить, чтоб достигнуть Размещение документации в номенклатуре дел подразделений этих характеристик. Также в этой папке целенаправлено расположить документы, касающиеся:

• выявленных и зафиксированных отклонений;

• результатов проведенного анализа обстоятельств отличия;

• принятых решений о необходимости устранения данных отклонений;

• результатов проверки эффективности подкорректирующих и предупреждаю­
щих действий;

• улучшения деятельности (переписка с поставщиками, потребителями,
субподрядчиками и другими наружными организациями и т.д.).

Пример дизайна номенклатуры Размещение документации в номенклатуре дел подразделений дел подразделения приведен в Прило­жении 5.

Для обеспечения сквозного прослеживания ответственности и взаимодей­ствия персонала в рамках процесса ответственность за выполнение функций, входящих в процесс, должна быть закреплена за подходящим персоналом. Могут быть выбраны различные формы закрепления ответственности. К примеру: ввести список функций процесса в Положение о подразделении. При Размещение документации в номенклатуре дел подразделений всем этом типовую форму Положения целенаправлено дополнить Матрицей ответственно­сти и регламентацией взаимодействия меж процессами (см. Приложение 1).

При формировании положений о подразделениях, входящих в состав опи­сываемого процесса, формулировка предназначения данного подразделения должна вполне совпадать с функциями, закрепленными за данным подразделением в вышестоящем процессе.

Вопрос формирования системы регламентирующей документации Размещение документации в номенклатуре дел подразделений для про­цесса тщательно рассмотрен в главе 4 (§ 4.4.2).

Документирование методик выполнения и результатов работ играют в СМК очень огромную роль. Организации документооборота должно уделяться значи­тельное внимание. Обычные ошибки, которые совершают рабочие группы при построении системы документации, последующие:

1. На картонных документах отсутствуют дата и подпись лица, составившего
этот документ Размещение документации в номенклатуре дел подразделений;

2. В регламентирующих документах не установлен срок деяния либо пере­
смотра;

3. В организации употребляют неучтенные копии НД наружного и внутренне­
го происхождения;

4. В организации не соблюдается порядок ознакомления персонала с необ­
ходимой ему документацией. Нет перечня, кто и с какой документацией
должен быть осведомлен;


Глава 5 Описание бизнес-процессов при внедрении Размещение документации в номенклатуре дел подразделений системы менеджмента свойства 327

5. В организации не установлен порядок управления неучтенными копиями
документов. К примеру, при рассылке экземпляров технических критерий
реальным и возможным потребителям;

6. В действующую регламентирующую документацию внесены неучтенные прав-

ки и конфигурации либо персонал не осведомлен с внесенными переменами;

7. На рабочих местах находятся устаревшие, просроченные либо аннулиро­
ванные экземпляры регламентирующей документации;

8. Нет процедуры Размещение документации в номенклатуре дел подразделений восстановления записей по качеству в случае их утраты.
В особенности на это обращается внимание при наличии в организации элек­
тронной системы документооборота и хранения инфы.

Примечание.Существует три варианта сотворения документации по процессам. Вариант 1.В организациях, которые только приступают к внедрению процесс­ного подхода к управлению и построению СМК Размещение документации в номенклатуре дел подразделений со слабеньким уровнем документаль­ного обеспечения, лучше начинать с переработки либо разработки положе­ний о подразделениях. Этот документ является обычным для большинства ра­ботающих и не вызывает отрицательной реакции при внедрении в него дополни­тельных требований в виде форм взаимодействия и новейшей терминологии. Эталон такового Положения предложен в Размещение документации в номенклатуре дел подразделений Приложении 1. После согласования документов, которые в общей форме регламентируют взаимодействие подразделений, можно приступать к детализированной проработке документации, содержащей описание про­цессов. В данном случае в качестве примера описания процесса могут быть исполь­зованы форма, представленная в Приложении 2, и содержание — табл. 3.17.

Вариант 2.Если организация делает СМК на базе реально имеющейся и Размещение документации в номенклатуре дел подразделений действующей документации и положений о подразделениях, то можно сходу разрабатывать документы (регламенты), описывающие процессы.

Вариант 3.Если организация имеет реально функционирующие системы документации и свойства, то можно, если это целенаправлено, скооперировать доку­мент, регламентирующий процесс, с Положением о подразделении. В этом слу­чае заместо 2-ух документов может существовать Размещение документации в номенклатуре дел подразделений один, который будет содержать структуру подразделения, его главные функции и работы, рассредотачивание от­ветственности, входы и выходы и т.д. Другими словами необходимо дополнить Положение о подразделении недостающей информацией из табл. 3.17. 5. Ответственность управления

Если раздел 4 МС ИСО 9001:2000 посвящен общесистемным требованиям, то разделы 5, 6, 7 и 8 «образуют» замкнутый цикл управления организацией на процессной Размещение документации в номенклатуре дел подразделений базе. На рис. 5.11 показана связь разделов и их примени­мость для построения системы менеджмента организации. Цикл управления PDCA (Plan — Do — Check — Act) — Планирование — Выполнение — Контроль выполнения — Управление — Корректировка, узнаваемый также как цикл Де-минга, применим ко всем процессам и к организации в целом.


328__________________________ В.В. Репин, В.Г. Елиферов Размещение документации в номенклатуре дел подразделений. Процессный подход к управлению

Рис. 5.11. Модель системы менеджмента свойства, основанной на процессах (МС ИСО 9001:2000).


razmesheniya-informacionnih-konstrukcij.html
razmeshennie-hozyajstvennie-sredstva.html
razmestite-sozdannij-sajt-v-internet.html